أغلب برامج إدارة النوادي صُمّمت لبلد بعملة واحدة وكهرباء مستقرة وزبائن يدفعون بالبطاقة. أما إدارة نادٍ أو أكاديمية في لبنان فمختلفة: يدفع المشتركون بالدولار أو بالليرة أو بالاثنين معاً، وتُرسَل الفواتير والتذكيرات عبر واتساب، ويجب أن يبقى مكتب الاستقبال عاملاً حين ينقطع الإنترنت أو الكهرباء، ويفضّل فريقك على الأرجح أن يعمل بالعربية.
في هذا الدليل ثماني نقاط تتحقق منها قبل أن تلتزم بأي نظام لإدارة النوادي والأكاديميات، وأسئلة تطرحها على كل مزوّد، ونحن منهم.
١. الفوترة بعملتين وسعر الصرف المسجّل
هذا أول اختبار، لأنه المكان الذي يضيع فيه المال. اسأل: هل يمكن تسجيل كل دفعة بالدولار أو بالليرة أو موزّعة بينهما؟ وهل يُحفظ سعر الصرف المعتمد في ذلك اليوم بجانب الدفعة؟ من دون السعر المسجّل يختلف الصندوق عن الدفاتر، ولا يستطيع أحد تفسير الفرق في نهاية الشهر.
واسأل أيضاً عن طرق الدفع. يدفع المشتركون نقداً أو عبر OMT أو Whish أو بحوالة مصرفية، ويجب أن يتيح لك النظام تسجيل كلٍّ منها مع مرجع للمطابقة لاحقاً. في براكسيلا تُحفظ كل دفعة بعملتين، ويظهر سعر الصرف اليومي على الفاتورة، وتُسجَّل الدفعات النقدية وOMT وWhish والحوالات بمرجعها. اطّلع على الفوترة بعملتين.
٢. الدفع بالبطاقة: حدّد إن كنت تحتاجه
بعض الأنظمة تعالج الدفع بالبطاقة وعبر الإنترنت، وبعضها يكتفي بتسجيل ما حصّلته. كلا النهجين مقبول، لكن عليك أن تعرف ما الذي تشتريه. براكسيلا تسجّل الدفعات ولا تعالجها، ولذلك لا تقبل الدفع بالبطاقة. وإن كان معظم مشتركيك يدفعون بالبطاقة عبر الإنترنت فاجعل هذا السؤال الأول لكل مزوّد.
٣. تذكيرات واتساب: من يضغط على «إرسال»؟
التذكير أرخص وسيلة لتقليل التأخر في الدفع، وفي لبنان يعني ذلك واتساب. وهناك تصميمان: أدوات ترسل التذكيرات تلقائياً، وأدوات تجهّز الرسالة وتترك الإرسال لموظف. الإرسال التلقائي يوفّر وقت الفريق. أما الإرسال اليدوي فيمنحك سيطرة على ما يصل إلى كل ولي أمر ومتى يصل، ويخرج من رقم يعرفه المشتركون أصلاً.
براكسيلا تعتمد النهج الثاني اليوم. تجهّز فواتير وتذكيرات بالعربية والإنجليزية، ويراجع موظف كل واحدة منها، ثم تُرسَل بلمسة واحدة من رقم واتساب النادي نفسه. براكسيلا لا ترسل رسائل واتساب من تلقاء نفسها. وأياً كان النهج الذي تفضّله، اطلب من المزوّد أن يريك تذكيراً حقيقياً من البداية إلى النهاية.
٤. عربية أصلية لا مضافة
افحص شاشات الموظفين وليس تطبيق المشترك وحده. هل الواجهة من اليمين إلى اليسار فعلاً، أم تخطيط إنجليزي بعناوين مترجمة؟ وهل تصدر الفواتير بالعربية؟ وهل يستطيع الموظف التبديل إلى الإنجليزية أو الفرنسية عند الحاجة؟ واجهة براكسيلا صُمّمت بالعربية من اليمين إلى اليسار، والإنجليزية والفرنسية على بُعد لمسة واحدة.
٥. مكتب استقبال يعمل دون إنترنت
انقطاع الإنترنت والكهرباء جزء من الواقع هنا. اسأل ماذا يحدث على المكتب حين ينقطع الاتصال. هل يستطيع الموظفون تسجيل حضور المشتركين؟ وهل تتزامن البيانات تلقائياً عند عودة الاتصال؟ في براكسيلا يعمل تسجيل الحضور من دون إنترنت على مكتب الاستقبال وعلى هواتف المدرّبين، وتُحفظ البيانات محلياً ثم تتزامن عند عودة الاتصال.
٦. قواعد تناسب رياضتك
النظام العام للاشتراكات يعامل لاعب الكاراتيه والجمباز واللاعب في كرة القدم بالطريقة نفسها، والأكاديميات الحقيقية ليست كذلك. الفنون القتالية تحتاج سلّم أحزمة لكل اختصاص. الجمباز يقوم على المستويات وغالباً على أكثر من فرع. وكرة القدم تصنّف اللاعبين بحسب العمر. تأكد أن النظام يتكلم لغة رياضتك، وأنه يتعامل مع حالات الفوترة التي تتكرر كل أسبوع: الطفل الذي ينضم في منتصف الشهر يدفع عن الحصص المتبقية فقط، وقد يستحق الإخوة خصماً، وولي الأمر يريد رصيداً واحداً لجميع أبنائه.
لدى براكسيلا إعدادات مخصصة لأكاديميات الفنون القتالية والجمباز وكرة القدم. تحتسب أول فاتورة بحسب عدد الحصص المتبقية، وتُظهر خصم الإخوة وخصم المكتب على الفاتورة، وتحتفظ بحساب واحد ورصيد واحد لكل عائلة. تعرّف على الرياضات التي تدعمها براكسيلا.
٧. الانتقال من إكسل
يبدأ أغلب المالكين بجدول بيانات. اسأل هل الترحيل مشمول، ومن يقوم به، وهل تُراجَع البيانات قبل الانطلاق. في براكسيلا الترحيل جزء من الإعداد: تُنقل بيانات المشتركين وأولياء الأمور والصفوف والأرصدة وتُراجَع قبل الانطلاق.
٨. من يُعدّ النظام ومن يديره وكم يكلّف
اسأل من يركّب النظام، ويدرّب فريقك، ويستضيفه، ويجيب حين يحدث عطل. ثم قارن التكلفة الإجمالية لا الاشتراك الشهري وحده. فالإعداد والترحيل والتدريب والاستضافة والدعم قد تكون إضافات مدفوعة عند مزوّد ومشمولة عند آخر.
براكسيلا تُعدّ النظام وتستضيفه وتديره لكل أكاديمية. السنة الأولى شاملة كل شيء، وتغطي ترحيل البيانات والإعداد وتدريب الفريق والاستضافة والصيانة والدعم:
- استوديو (موقع واحد، حتى 150 مشتركاً): $3,000
- أكاديمية (موقع واحد، حتى 400 مشترك): $4,500
- شبكة (فرعان، مشتركون بلا حد): $5,500
ومن السنة الثانية يصبح الاشتراك $79 أو $149 أو $249 شهرياً، أو $711 أو $1,341 أو $2,241 سنوياً (ثلاثة أشهر مجاناً عند الدفع السنوي). والفرع الإضافي $79 شهرياً. اطّلع على الأسعار كاملة.
قائمة التحقق
- هل أستطيع تسجيل كل دفعة بالدولار أو الليرة أو بالاثنين مع حفظ سعر صرف اليوم؟
- هل أستطيع تسجيل النقد وOMT وWhish والحوالات بمرجع؟
- هل أحتاج الدفع بالبطاقة، وهل يعالجه النظام؟
- من يرسل تذكير واتساب، ومن أي رقم؟
- هل الشاشات من اليمين إلى اليسار فعلاً، مع فواتير بالعربية؟
- هل يستمر تسجيل الحضور دون إنترنت ثم يتزامن لاحقاً؟
- هل يناسب رياضتي وحالات منتصف الشهر والإخوة والعائلة؟
- هل الترحيل والإعداد والتدريب والاستضافة مشمولة، وكم الإجمالي للسنة الأولى؟