La plupart des logiciels de salle de sport ont été pensés pour un pays à monnaie unique, avec une électricité stable et des clients qui paient par carte. Diriger une salle ou une académie au Liban, c'est rarement cela. Les membres paient en dollars, en livres libanaises, ou un peu des deux. Les factures et les rappels passent par WhatsApp. L'accueil doit continuer de fonctionner quand internet ou le courant lâche. Et votre équipe préfère sans doute travailler en arabe.
Voici huit points à vérifier avant de vous engager avec un système pour salle de sport ou académie, et les questions à poser à chaque éditeur, nous compris.
1. Facturer en deux monnaies, avec le taux enregistré
C'est le premier test, car c'est là que l'argent se perd. Demandez si chaque paiement peut être enregistré en dollars, en livres libanaises, ou réparti entre les deux, et si le taux de change du jour est conservé à côté du paiement. Sans le taux enregistré, la caisse et la comptabilité divergent, et personne ne sait expliquer l'écart en fin de mois.
Demandez aussi comment les paiements sont saisis. Les membres paient en espèces, via OMT ou Whish, ou par virement bancaire. Le système doit permettre d'enregistrer chacun de ces modes avec une référence, pour faire le rapprochement plus tard. Dans Praxella, chaque paiement est conservé en deux monnaies, le taux du jour figure sur la facture, et les espèces, OMT, Whish et virements sont enregistrés avec leur référence. En savoir plus sur la facturation en deux monnaies.
2. Paiement par carte : décidez si vous en avez besoin
Certains systèmes traitent les paiements par carte et en ligne. D'autres se contentent d'enregistrer ce que vous avez encaissé. Aucun des deux n'est mauvais, mais il faut savoir lequel vous achetez. Praxella enregistre les paiements sans les traiter : elle n'accepte donc pas les paiements par carte. Si la plupart de vos membres paient en ligne par carte, posez d'abord cette question à chaque éditeur.
3. Rappels WhatsApp : qui appuie sur « envoyer » ?
Le rappel est le moyen le moins coûteux de réduire les retards de paiement, et au Liban cela passe par WhatsApp. Il existe deux conceptions. Certains outils envoient les rappels automatiquement. D'autres préparent le message et laissent l'envoi à une personne. L'envoi automatique fait gagner du temps à l'équipe. L'envoi par un membre du personnel vous laisse la main sur ce que reçoit chaque parent, et sur le moment où il le reçoit.
Praxella applique aujourd'hui la seconde approche. Elle prépare des factures et des rappels bilingues, en arabe et en anglais, un membre de l'équipe relit chacun, puis il part d'une simple pression depuis le numéro WhatsApp de la salle elle-même. Praxella n'envoie pas de messages WhatsApp de sa propre initiative. Quelle que soit votre préférence, demandez à l'éditeur de vous montrer un vrai rappel, de bout en bout.
4. Un arabe natif, pas un vernis
Vérifiez les écrans du personnel, pas seulement l'application des membres. L'interface est-elle réellement de droite à gauche, ou est-ce une interface en anglais avec des libellés traduits ? Les factures peuvent-elles partir en arabe ? Le personnel peut-il passer à l'anglais ou au français quand il en a besoin ? L'interface de Praxella a été conçue en arabe, de droite à gauche, et l'anglais et le français sont à une pression de distance.
5. Un accueil qui fonctionne hors ligne
Demandez ce qui se passe à l'accueil quand la connexion tombe. Le personnel peut-il toujours enregistrer les entrées des membres ? Les données se synchronisent-elles d'elles-mêmes au retour de la connexion ? Dans Praxella, le pointage fonctionne sans internet à l'accueil et sur les téléphones des coachs. Les données sont enregistrées localement et se synchronisent au retour de la connexion.
6. Des règles adaptées à votre discipline
Un système d'abonnement générique traite de la même façon un élève de karaté, une gymnaste et un footballeur. Les arts martiaux demandent une progression par ceintures pour chaque discipline. La gymnastique fonctionne par niveaux, souvent sur plusieurs sites. Le football regroupe les joueurs par âge. Vérifiez que le système parle le langage de votre discipline et qu'il gère les cas de facturation qui reviennent chaque semaine : un enfant qui s'inscrit en milieu de mois ne paie que les séances restantes, les frères et sœurs peuvent avoir une remise, et un parent veut un seul solde pour tous ses enfants.
Praxella propose des configurations dédiées aux académies d'arts martiaux, de gymnastique et de football. Elle calcule chaque première facture au prorata des séances restantes, affiche sur la facture les remises fratrie et les remises accordées à l'accueil, et tient un compte et un solde uniques par famille. Découvrez les disciplines pour lesquelles Praxella est configurée.
7. Quitter Excel
La plupart des responsables démarrent avec un tableur. Demandez si la reprise des données est incluse, qui s'en charge, et si les données sont vérifiées avant la mise en service. Chez Praxella, la reprise fait partie de la mise en route : membres, tuteurs, cours et soldes sont repris et vérifiés avant la mise en service.
8. Qui installe, qui exploite, et combien ça coûte
Demandez qui installe le système, qui forme votre équipe, qui l'héberge et qui répond quand quelque chose tombe en panne. Comparez ensuite le coût total, pas seulement l'abonnement mensuel. Mise en place, reprise des données, formation, hébergement et assistance peuvent être en supplément chez un éditeur et inclus chez un autre.
Praxella est installée, hébergée et exploitée pour chaque académie. La première année est tout compris et couvre la reprise des données, la mise en place, la formation de l'équipe, l'hébergement, la maintenance et l'assistance :
- Studio (un site, jusqu'à 150 membres) : $3,000
- Académie (un site, jusqu'à 400 membres) : $4,500
- Réseau (deux sites, membres illimités) : $5,500
À partir de la deuxième année, comptez $79, $149 ou $249 par mois, ou $711, $1,341 ou $2,241 par an (trois mois offerts en cas de paiement annuel). Chaque site supplémentaire coûte $79 par mois. Consultez les tarifs complets.
Votre checklist
- Paiements en dollars, en livres ou les deux, avec le taux du jour conservé ?
- Espèces, OMT, Whish et virements enregistrés avec une référence ?
- Paiement par carte nécessaire, et traité ou non par le système ?
- Rappels WhatsApp : qui les envoie, depuis quel numéro ?
- Écrans du personnel réellement de droite à gauche, et factures en arabe ?
- Pointage hors ligne qui se synchronise ensuite ?
- Votre discipline, plus les cas d'inscription en milieu de mois, de fratrie et de facturation par famille ?
- Reprise des données, mise en place, formation et hébergement : que comprend la première année ?